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Reisekostenregelungen
 
 
 

Neuregelung zur Reisekostenregelung ab dem 1. Januar 2010

Übernachtungskosten von Arbeitnehmern - Übernahme durch den Arbeitgeber

1.      Übernachtungskosten ohne Frühstück

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit die Reisekosten seines Arbeitnehmers für eine auswärtige Unterbringung steuerfrei zu übernehmen und diese als Betriebsausgabe zu behandeln. Dies betrifft nicht die Aufwendungen für Frühstück, Mittagessen und Abendessen, da dem Arbeitnehmer hierfür die entsprechende Tagespauschale zur Verfügung steht. Nachfolgend werden zwei Möglichkeiten aufgezeigt, wie die reinen Übernachtungskosten steuerlich zu berücksichtigen sind:

a)       Der Unternehmer bucht das Hotel. Als Nachweis dient eine schriftliche Vereinbarung mit dem auswärtigen Hotel oder der auswärtigen Gaststätte (Fax oder Mail). Die Kosten für das Hotel werden vom Arbeitgeber getragen und stellen eine Betriebsausgabe dar. Der Vorsteuerabzug ist möglich.

b)       Der Arbeitnehmer bucht das Hotel bzw. es ist kein schriftlicher Nachweis vorhanden. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall dem Arbeitnehmer die Reisekosten steuerfrei erstatten, da es sich um eine Betriebsausgabe handelt. Allerdings kann er den Vorsteuerabzug nicht vornehmen, da er die Hotelbuchung nicht vom Unternehmen veranlasst wurde. Die Kostenerstattung an den Arbeitnehmer beruht nur auf einer arbeitsrechtlichen Regelung.

2.      Übernachtungskosten mit Frühstück

Werden die tatsächlich entstanden Kosten für die Mahlzeiten vom Arbeitgeber übernommen stellen sie einen geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers dar und sind damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Weiterhin unterliegt der geldwerte Vorteil der Umsatzsteuer, da es sich um eine unentgeltliche Zuwendung an den Mitarbeiter für dessen privaten Bedarf handelt (wie bei der Kfz-Gestellung).

Bis zum 31.12.2009 war es recht einfach, den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil zu umgehen. Da die meisten Hotelrechnungen nur einen Gesamtpreis für die Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen haben, bestand die Möglichkeit die Rechnungen pauschal zu kürzen (20 % des Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen von 24 Std. für das Frühstück und jeweils 40% des o. a. Pauschbetrages für das Mittag- und Abendessen). Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz, müssen die Kosten für das Frühstück auf der Hotelrechnung gesondert ausgewiesen werden, da unterschiedliche Steuersätze für Übernachtung und Frühstück gelten.  Damit verliert die pauschale Kürzung ihren Sinn. Ab dem 01.01.2010 gibt es folgende Möglichkeiten den geldwerten Vorteil zu umgehen.

a)       Der Arbeitgeber bucht das Hotel einschließlich Frühstück für den Arbeitnehmer Mit dem Arbeitnehmer wird vorher vereinbart, dass er für das erhaltene Frühstück den amtlichen Sachbezugswert in Höhe von 1,57 € an den Arbeitgeber erstattet.

So wird vermieden, dass ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil der Lohnversteuerung unterworfen werden muss, obwohl der Arbeitgeber auch das Frühstück mit übernommen hat.

b)       Der Arbeitnehmer bucht das Hotel., Der Arbeitgeber kann nur die Übernachtungskosten ohne den Anteil für das Frühstück steuerfrei erstatten. Wenn er den vollen Betrag übernimmt, entsteht ein geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer in Höhe des Frühstücks, welcher wie oben bereits erklärt umsatzsteuer-, sozial und lohnsteuerpflichtig ist.

Sachbezugsverordnung

In der Sachbezugsverordnung werden die Werte für Waren und Dienstleistungen von der Bundesregierung festgesetzt, die einem Arbeitnehmer unentgeltlich von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden können.

Diese Werte werden bundeseinheitlich herangezogen um den geldwerten Vorteil zu ermitteln, der dann der Lohnsteuer und der Sozialversicherung unterliegt.

So wird der Wert eines Frühstückes mit                                                1,57 €
der Wert des Mittagessens mit                                                             2,80 €
und der Wert des Abendessens mit                                                       2,80 €
festgesetzt.

 

01.01.2011
 
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